Remettre l’email à sa place ! (une tâche qui en cache d’autres)

Après une semaine de travail à distance pour des organisations qui n’étaient pas préparées à cela, je constate que beaucoup de personnes (et donc d’organisations) rencontrent de sérieux problèmes d’organisation avec la gestion de leurs emails : déjà en temps normal outil-clé pour les échanges asynchrones, l’email prend, dans cette période exceptionnelle, davantage de poids et de place.

Or, l’email n’est pas à sa place. En effet, on utilise l’email pour des usages auxquels il n’est pas adapté. S’il s’agit en fait d’un problème de périmètre et de champs d’application, cela n’est pas sans poser un certain nombre de problèmes, à titre individuel (stress, baisse de l’efficience, sentiment de non-réalisation) comme collectif (baisse de la productivité, coûts cachés…)

L’email n’est pas un outil de travail !

Quand je vois, en temps normal, le temps passé par les personnes « sur » leurs emails, je me dis toujours qu’il y a là un problème majeur : car l’email n’est pas un outil de travail (au sens de produire quelque-chose), mais un outil de communication. Pourtant, la plupart des personnes » travaillent » avec les emails.

Qu’est ce que cela signifie ? Que lorsque vous recevez un email qui nécessite réponse de votre part (un « entrant »), vous vous dites (et pour les plus organisés, vous l’inscrivez sur votre TO DO list) qu’il faut répondre à ce mail.

Or, d’autres tâches sont nécessaires avant de répondre à l’email, tâches qui ne sont souvent pas formalisées, comptabilisées ni même conscientisées, que ce soit par la personne qui doit exécuter la tâche que par la personne qui demande son exécution (si cela est formalisé, ce qui est loin d’être systématique).

6 actions en 1, l’email l’a fait !

En effet, voici les actions qui découlent d’un entrant :

• Réfléchir au problème (stade de la réflexion)
• Réfléchir aux solutions et à des pistes d’actions (passage de la réflexion à l’action)
• Modélisation ou structuration des actions
• Définition de leur mise en oeuvre (planification, implémentation)
• Formalisation des tâches 3 et 4
• Communication au commanditaire (réponse)

Autrement dit, 1 tâche en cache 6, et ce n’est bien évidemment pas la dernière tâche qui est la plus longue et la plus complexe à exécuter.

Il est donc bien étrange de réduire autant de travail à une tâche qui est la dernière à être exécutée, même si le fait qu’elle soit la partie visible pour le commanditaire pourrait l’expliquer. En quelque sorte, l’email nous pousse à ne considérer que le temps d’échange et de communication, en cachant les autres tâches amonts, pourtant essentielles car elles déterminent les suivantes.

Mais qu’est ce que prendre conscience de cela change ?

Et bien tout.

Car envisager l’ensemble des tâches que demandent un entrant par email (ou par téléphone), c’est déjà se signifier à soi (et sans doute à son manager) que non, il ne suffit pas de répondre à un email, et qu’il faut donc accorder du temps, et donc de la valeur, aux 5 autres actions préalables.

Concrètement, sur une TO DO list, il est très important de détailler toutes ces tâches (ou sous-tâches) et de ne pas considérer l’email comme la macro-tâche, mais comme la dernière sous-tâche de la macro-tâche qui est de traiter cet entrant. Cela aura pour effet de planifier un temps pour chaque tâche dans votre esprit, et donc d’y accorder un vrai temps, sans avoir pour unique objectif de « répondre au mail de X ».

Le deuxième avantage d’identifier et de séparer ces micro-tâches, c’est que nous allons pouvoir, pour chacune d’entre elles, utiliser différents outils et méthodes qui sont les plus appropriés à chaque phase : la marche 🚶🏻‍♀️ (oui parfaitement 😉), les applications de gestion de projet et de tâches ✅, les applications et outils de time management 🗓, la documentation 🗂, la communication ✍️…. Cela sera l’objet de prochains posts !

En attendant, commencez par éclater vos tâches en sous-tâches, pour bien structurer votre travail et pour vous donner un plus grand sentiment de satisfaction et d’auto-réalisation !

N’hésitez pas à partager en commentaires, vos questions auxquelles je répondrais avec plaisir, conseils et réflexions pour enrichir le débat…et vos réactions et ressentis après avoir mis en oeuvre cette pratique !